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Was kosten Ihre verpassten Anrufe?

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Die erreichbare Praxis

10 Punkte für Telefon und Rezeption

Jeder Anruf, der ins Leere läuft, ist ein Patient, der vielleicht woanders anruft. Diese 10 Punkte können Sie in einer Woche umsetzen, die meisten ohne Kosten. Haken Sie ab, was in Ihrer Praxis schon steht.

1. 01Telefonzeiten überall gleich.Website, Google-Unternehmensprofil, Ansage und Praxisschild nennen dieselben Zeiten. Widersprüche erzeugen Anrufe zur falschen Zeit.
2. 02Eine Ansage, die weiterhilft.Statt „Rufen Sie später wieder an“: wann Sie erreichbar sind, wie man absagt und was im Notfall zu tun ist. In 20 Sekunden gesagt.
3. 03Ein eigener Weg für Absagen.Eine Absage-Adresse per E-Mail oder eine eigene Option in der Ansage. Absagen blockieren dann nicht die Leitung für Terminwünsche.
4. 04Feste Abhörzeit.Der Anrufbeantworter wird jeden Morgen vor dem ersten Patienten abgehört, nicht nebenbei. Frei gewordene Termine gehen sofort an die Warteliste.
5. 05Eine Warteliste für kurzfristige Termine.Patienten, die gern früher kommen würden, stehen mit Telefonnummer bereit. So wird aus einer Absage kein leerer Termin.
6. 06Verpasste Anrufe zählen.Einmal pro Woche in der Anrufliste der Telefonanlage nachsehen: Wie viele Anrufe kamen, wie viele wurden angenommen? Was Sie nicht messen, merken Sie nicht.
7. 07Eine klare Rückrufregel.Rückrufbitten werden am selben Tag beantwortet, zu einer festen Rückrufzeit. Patienten wissen dann, woran sie sind.
8. 08Stoßzeiten kennen.Montagmorgen, Mittag und nach 17 Uhr klingelt es am meisten. In diesen Zeiten bekommt die Rezeption keine Nebenaufgaben.
9. 09Vertretung regeln.Schriftlich festhalten, wer ans Telefon geht, wenn die Rezeption krank oder im Urlaub ist. Sonst sind es am Ende Sie, zwischen zwei Behandlungen.
10. 10Routineanrufe abgeben.Absagen, Rückrufbitten und Rezeptfragen kann eine Telefonassistenz annehmen und sortiert weitergeben. Termine vergibt weiter Ihr Team, die Kontrolle bleibt bei Ihnen.